“Este nuevo proceso ha agilizado el funcionamiento de la compañía en su totalidad. Nos ha mostrado una manera de emplear a nuestros trabajadores en tareas más productivas.”
Anthony Kafiti, director del departamento de TI en 1-888-OhioComp
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Contexto
Las organizaciones de atención médica dirigida están experimentando un notable crecimiento. El exceso de documentos en papel aumenta el tiempo de procesamiento de documentos importantes, y sobrepasa la capacidad del sistema de archivado manual, así como la de la encargada del archivo.
Objetivo
Reducir la carga de trabajo de la encargada. Agilizar el proceso de digitalización, clasificación e indexación. Facilitar la localización precisa de archivos. Integrar los documentos de manera que los usuarios, incluso los que no se encuentren en el mismo centro, puedan acceder a los archivos desde sus escritorios. Ayudar a los empleados a mejorar la productividad.
Solución
El scanner i250 de Kodak junto con una solución OnBase con OCR para el software OnBase AnyDoc.
Hasta hace poco, 1-888-OhioComp tenía la habitual sala de archivo repleta de estantes, archivos de documentos y una encargada a tiempo completo. Sin embargo, la carga de trabajo de la encargada mantenía ocupados a dos empleados a tiempo completo, y resultaba complicado manejar el volumen de documentos entrantes.
“Cuando el retraso era considerable, comprendimos que teníamos que cambiar algo”, asegura Anthony Kafiti, director del departamento de TI en 1-888-OhioComp. “En lugar de contratar más empleados, pensamos que un sistema en el que pudiéramos acceder a los documentos desde nuestro programa de administración de reclamaciones sería más eficaz. De modo que hemos hecho de nuestra abrumada encargada de archivo una trabajadora mucho más satisfecha, capaz de administrar con facilidad las tareas de digitalización e indexación de la compañía.”
Búsqueda de una manera más eficaz de localizar archivos
1-888-OhioComp es una compañía de atención médica dirigida (MCO, del inglés Managed Care Organization) autorizada con base en Cleveland, Ohio. La compañía procesa reclamaciones de compensación de trabajadores. Actualmente engloba más de 12.000 compañías de Ohio, y es la sexta MCO en tamaño del estado, y la que está experimentando un crecimiento más rápido.
Además de la administración de la atención médica de las reclamaciones de compensación de los trabajadores, 1-888-OhioComp también se responsabiliza del procesamiento y pago de las facturas médicas asociadas a esas reclamaciones, como HCFA 1500, UB92, y otros tipos de formularios de reclamación. Naturalmente, esto genera una ingente cantidad de documentación en papel.
Anteriormente, la compañía introducía la información de forma manual y la almacenaba en archivadores. Cuando 1-888-OhioComp comenzó su andadura, éste era un sistema válido. Pero la compañía está creciendo con rapidez; hace seis años contaba con tan sólo cinco empleados a tiempo completo. Hoy en día, el número de empleados asciende a 80, y se espera un nuevo año de crecimiento, que incluirá la apertura de una segunda sede en Mansfield, Ohio.
Durante el proceso de ampliación, la sala de archivos quedó inundada de papeles. Literalmente, fue un desastre. El exceso de volumen afectaba al tiempo de procesamiento de los documentos más importantes. O la encargada del archivo no localizaba los archivos en su totalidad, o era incapaz de dar con un documento específico dentro de un archivo. Y cuando llegó el momento de realizar auditorías, la situación empeoró.
Alguien tenía que revisar cada archivo y comprobar que contenía los documentos pertinentes. A menudo, tuvieron que volver a crear archivos enteros. Lo mismo ocurría con los formularios de reclamaciones. Si no se habían archivado correctamente desde un principio (lo cual era cada vez más común, y más a medida que aumentaba el volumen de documentos de manera tan drástica), resultaba casi imposible encontrarlos.
Búsqueda de la solución más apropiada
1-888-OhioComp comenzó a buscar una solución que integrara sus documentos de manera que los empleados pudieran acceder a los archivos desde sus escritorios mientras trabajan con MCO Central, el sistema de software de administración de reclamaciones que utilizan actualmente, diseñado por Marlabs, Inc.
Trabajaron con software AnyDoc y consideraron varias opciones de almacenamiento electrónico de documentos. Al final, 1-888- OhioComp se decidió por la solución OnBase con OCR para AnyDoc. AnyDoc sugirió entonces que un scanner i250 de Kodak sería un complemento ideal.
Actualmente 1-888-OhioComp utiliza el producto principal de software de AnyDoc, OCR para AnyDoc, para agilizar el procesamiento de formularios HCFA 1500, UB92 y otros, por ejemplo. Una vez tecleada una reclamación, se envía a digitalizar. OCR para AnyDoc selecciona los formularios HCFA y UB y evita que sean los empleados de la compañía los que tengan que archivar manualmente los documentos.
Cuando los documentos están digitalizados, OCR para AnyDoc extrae los datos seleccionados que ha definido el usuario de la imagen digitalizada, valida los datos en base a las reglas de la compañía, les da formato y los prepara para enviarlos al sistema interno. En resumen, tanto las imágenes digitalizadas como los datos obtenidos se almacenan y utilizan según las necesidades específicas.
Los empleados y los clientes están entusiasmados con esta solución. Todos agradecen poder romper los documentos en cuanto han terminado con ellos, pues saben que se enviaron por el scanner en cuanto se recibieron por correo electrónico.
Manejo de documentos complejos
1-888-OhioComp trata con todo tipo de documentos. Muchos de estos formularios están escritos por médicos... lo que hace que, a veces, no resulten muy legibles. Asimismo, la compañía recibe formularios de reclamaciones en una gran variedad de formatos no estándar, en lugar de las plantillas habituales
Cada día se clasifican en recepción documentos llegados por correo. A continuación, los documentos se envían al scanner, donde se digitalizarán e indexarán. Los documentos producidos que se emplearán en las reclamaciones se colocan en una bandeja especial. También éstos se digitalizarán e indexarán inmediatamente.
“Este nuevo proceso de clasificación, digitalización e indexación ha agilizado el funcionamiento de la compañía en su totalidad. Los documentos que antes esperarían su turno para ser archivados son ahora accesibles casi instantáneamente para nuestros usuarios”, asegura Kafiti. “El equipo, además, ha demostrado ser confiable y ha cumplido nuestras expectativas en cuanto a volumen de trabajo.”
“Es una sensación estupenda no tener que preocuparte de dónde está archivado un documento. La calidad de imagen de Kodak asegura, además, que los documentos serán legibles, aunque su calidad no fuera demasiado buena en un principio. Kodak ofrece una calidad de imagen sobresaliente, y convierte en legibles incluso los documentos más indescifrables y de menor contraste. En ese aspecto, Perfect Page con iThresholding es una función fantástica.”
Búsqueda de nuevas mejoras en productividad
“Ya hemos conseguido notables logros gracias al software AnyDoc y a la solución de scanner Kodak. Por ejemplo, el nuevo conjunto de sistema de digitalización, tecnología y scanner permite a los empleados externos acceder a los mismos archivos que los empleados internos. De este modo, hemos sido capaces de ofrecer a las compañías para las que trabajamos acceso a los documentos para sus reclamaciones.
“Ahora, tenemos un empleado encargado de todo el trabajo de digitalización e indexación, en lugar de un encargado que siempre necesitaba ayuda para mantener el ritmo de trabajo. Hemos encontrado una manera de emplear a nuestros trabajadores en tareas más productivas.”