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Il Memphis and Shelby County Health Department risolve i problemi di qualità e archiviazione e si prepara per la futura gestione di record elettronici

Quando arriva un'ingiunzione del tribunale che richiede copia dei dati medici di una persona, non perdi tempo a rispondere, soprattutto perché sei obbligato per legge a fornire il documento entro un lasso di tempo molto breve. Immaginate quindi l'ansia che si prova mentre si cerca il documento richiesto in un sistema di archiviazione su microfilm, dover inserire la bobina e girare manualmente il lettore. E magari dopo aver fatto tutto questo si scopre che la stampa è completamente illeggibile. Non è certo una giornata produttiva.

Pensate invece al senso di sicurezza che si prova quando si individua rapidamente il documento cercato sul disco rigido del computer, lo si recupera e lo si stampa ottenendo in pochi secondi una copia nitida e di alta qualità.

Accumulo di dati medici arretrati da archiviare

Le 14 cliniche del Memphis and Shelby County Health Department curano circa 200.000 pazienti l'anno in tutta la contea di Shelby e l'area metropolitana. Per legge, le cliniche sono tenute a conservare i dati medici dei pazienti per almeno due anni e a riprodurre tali dati su richiesta o ingiunzione del tribunale entro un tempo prestabilito. Ogni due anni, i file vengono estratti e inviati a una struttura di archiviazione off-site dove vengono conservati per un determinato periodo di tempo. Questo periodo di tempo varia a seconda dell'età del paziente e delle cure ricevute.

Fino al 2006, il dipartimento della sanità aveva conservato i dati medici su bobine di microfilm in loco e le relative copie di backup presso un archivio off-site. Poi il sistema di archiviazione su microfilm smise di funzionare. Il dipartimento della sanità accumulò un forte ritardo nell'archiviazione permanente dei dati medici. Nel frattempo, le copie cartacee venivano conservate in scatole che occupavano gran parte dello spazio disponibile e rendevano il processo di recupero dei dati medici lungo e laborioso.

Miglioramento dell'efficienza dell'archiviazione e del recupero dei dati medici

Invece di acquistare un altro sistema di archiviazione su microfilm: “Ci informammo su quali scanner erano in grado di soddisfare le esigenze di archiviazione dell'epoca e future, in vista del passaggio a un sistema di gestione di record elettronici,” afferma la Dott.ssa Judy Martin, Chief of Nursing, Memphis and Shelby County Department of Health.

All'inizio del 2007, Martin; Shawn McClure, Manager of Information Technology presso l'Health Department; e Christine Murrell, Office Manager dell'Office of Nursing si incontrarono con l'integratore di sistemi di imaging di documenti Brad Moritz di Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI), Memphis. Il team individuò le esigenze di archiviazione e digitalizzazione di documenti della contea e studiò un approccio in più fasi alla transizione al fine di garantire il rispetto del budget disponibile. ISSI ospitò quindi i rappresentanti del dipartimento della sanità presso il proprio Mid-America Operations Center (un Document Conversion Center autorizzato Kodak) dove poterono valutare di persona il funzionamento di diversi scanner Kodak.

“La scelta degli scanner Kodak i780 è stata dettata dai volumi gestiti,” afferma McClure. “Lo scanner KODAK i780 è in grado di archiviare e produrre in modo rapido ed efficiente un alto volume di dati medici.”

Immagini di alta qualità per eliminare problemi e perdite di tempo

Il dipartimento della sanità ha iniziato a utilizzare il nuovo scanner KODAK i780 nel giugno del 2008. “Da allora, la nitidezza delle immagini archiviate è di gran lunga superiore ai livelli precedenti, indipendentemente dalla qualità dell'originale,” spiega Murrell.

E aggiunge: “In precedenza era un vero problema: a volte ricevevo la richiesta o l'ingiunzione del tribunale di produrre i dati medici di una persona, li stampavo dal microfilm, ma risultavano illeggibili!”

Questo problema si verificava spesso, specialmente quando il documento originale era stampato su carta colorata. Adesso invece, grazie allo scanner Kodak i780 Scanner, Murrell non deve più preoccuparsi della qualità delle immagini.

“Abbiamo avuto un netto miglioramento,” afferma. “Il problema dei documenti illeggibili è stato risolto e non perdo più il mio tempo a preparare e copiare più volte le stampe.”

Martin aggiunge: “Da quando usiamo lo scanner Kodak i780, abbiamo ottenuto un miglioramento della produttività compreso tra il 100 e il 150%. Questo significa dimezzare il carico di lavoro. E guadagniamo tempo in ogni fase del processo: le scansioni sono più veloci, il controllo dell'accuratezza dei documenti è immediato e la qualità delle immagini è superiore, quindi ci sono meno errori e, di conseguenza, meno ripetizioni delle attività.”

I vantaggi chiave: risparmio di spazio, ridondanza positiva ed efficienza

Il dipartimento della sanità attualmente utilizza lo scanner KODAK i780 solo a scopo di archiviazione. Per questa applicazione, lo scanner consente di risparmiare tempo e spazio rispetto alla conservazione di copie cartacee all'interno di scatole o alla registrazione manuale su pellicola dei documenti e la gestione di bobine di microfilm. “Non avete idea di quante scatole è possibile far stare su un solo disco!” esclama Murrell.

Un altro vantaggio chiave della soluzione di archiviazione basata sullo scanner KODAK i780 è la protezione contro gli eventi catastrofici. “In precedenza creavamo due copie di uno stesso microfilm, una veniva conservata negli archivi del dipartimento della sanità e l'altra presso una struttura off-site a diverse centinaia di miglia da qui. Avevamo solo due copie in tutto.

“Ora, con lo scanner KODAK i780, abbiamo molte copie dei dati: un DVD che conserviamo qui, nei nostri archivi, il backup su server delle nostre copie nel reparto IT, copie su DVD conservate presso una struttura locale a dieci miglia da qui e una struttura di archiviazione permanente a diverse centinaia di miglia da qui,” spiega McClure. “La ridondanza derivante dall'esistenza di più copie in più ubicazioni significa che non dobbiamo più preoccuparci di cosa potrebbe accadere ai dati in caso di eventi catastrofici.”

La disponibilità delle copie di backup in loco aumenta inoltre l'efficienza del recupero dei dati. “Le informazioni sono accessibili e facili da duplicare. Non dobbiamo più richiedere un documento e farcelo spedire. Possiamo produrre immagini di alta qualità in loco,” osserva McClure.

Pronti per il 21° secolo

Attualmente, il Memphis and Shelby County Health Department utilizza lo scanner KODAK i780 per digitalizzare batch di documenti e il software KODAK Capture Pro per salvare i dati sui dischi di archivio del dipartimento. Nel prossimo futuro, i dati verranno migrati su un database e trasferiti su un server per consentire a più utenti autorizzati di accedervi contemporaneamente.

McClure conferma: “L'acquisizione dello scanner KODAK i780 è stata la prima fase del nostro percorso verso un sistema di gestione di record elettronici. Grazie a questo scanner, siamo nella posizione ideale per fare il prossimo passo. E quando cresceremo non dovremo sostituire lo scanner KODAK i780, anzi la possibilità di espansione è stata uno degli argomenti di vendita più convincenti.”

Martin aggiunge: “Abbiamo scelto lo scanner KODAK i780 anche per questo: oltre a soddisfare le nostre attuali esigenze di archiviazione efficiente e migliore qualità delle immagini, sarà in grado di supportare il futuro aumento di volume dei dati e il nostro piano di implementazione di un sistema ERM (Electronic Records Management) completamente integrato.”