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Come una tonnellata di documenti è diventata un flusso lineare di informazioni digitali per Gosch Automotive Group

“Le nostre sei concessionarie producono insieme 250.000 documenti al mese” afferma Richard Rodgers, Vice Presidente e Direttore finanziario di Gosch Automotive Group nella California del sud. “I documenti associati alla compravendita delle autovetture, compresi i contratti, le richieste di fido, i documenti della motorizzazione e così via, ovvero i documenti di compravendita, devono essere conservati per legge per dieci anni. La documentazione relativa ai nostri servizi, come le registrazioni di riparazione, i documenti di garanzia, gli appunti dei tecnici, le fatture ecc, deve essere conservata per sette anni”.

Insomma, un'intera schiera di macchine piene documenti! Prima dell'utilizzo della soluzione di gestione digitale dei documenti, Gosch affittava un'intero edificio esterno per archiviare tutta la documentazione, e le concessionarie riponevano i documenti ovunque ci fosse spazio. Gosch spendeva inoltre ogni anno una somma considerevole per affidare a un'agenzia di servizi la masterizzazione su disco dei documenti.

Gran parte della documentazione in formato cartaceo delle concessionarie è di estrema importanza. La conformità è un requisito cruciale, e perdere i documenti può costare caro. “In questa attività, se una richiesta di fido viene respinta, è necessario essere in grado di produrre quel documento per sette anni” spiega Rodgers. “Se non riesci, un'azione legale può divenire costosa. Sapere che hai messo al sicuro questi documenti è di estrema importanza”. Per quel che riguarda la documentazione associata al servizio, ogni produttore automobilistico richiede una documentazione differente.

Scoprire l'imaging concepito per le concessionarie di auto
Quando Rodgers approdò in Gosch due anni fa, era a conoscenza del fatto che fosse necessaria una soluzione in grado di acquisire, archiviare e consentire l'accesso ai documenti, ma ricordava la ricerca senza esito di un simile sistema mirato nel periodo di lavoro che aveva svolto in precedenza. “Ricordavo tutta una serie di costi per ogni clic e allo stesso tempo di costi di licenza” osserva. “Ma quando ho iniziato a parlare con Mike e Mike (Brown e Hawley, di Advanced Document Solutions, Inc. o ADocs), la loro proposta non comprendeva nessuna di queste spese”.

Quando iniziò la ricerca di questa soluzione nel 2005, Rodgers capì subito che il netto vantaggio di ADocs era dato dal fatto che pochissimi concorrenti avevano creato sistemi basati sulle esigenze delle concessionarie di auto.

“Siamo in sintonia con il modo di lavorare delle concessionarie e sono convinto che questo ci dia un vantaggio nella creazione di un sistema che offre una gestione sofisticata dei documenti rispondendo, allo stesso tempo, alle sottigliezze e complessità di questa attività” afferma Mike Brown, comproprietario di ADocs, a capo degli sforzi di vendita e marketing. “Sapevamo, ad esempio, che i documenti di compravendita includevano moduli particolari, tra cui uno lungo più di 80 cm” osserva Mike Hawley, l'altro proprietario di ADocs, che si occupa dei servizi IT professionali. “Per poter ottenere ciò, abbiamo consigliato gli scanner KODAK della serie i260 con RAM espansa.

Negli uffici che utilizzano gli scanner KODAK i40, Gosch si serve della scansione distribuita: non appena un documento è pronto, ne viene effettuata la scansione affinché il documento venga approvato e inoltrato. “Per la scansione dei documenti effettuata dagli addetti alle vendite, la documentazione relativa ai servizi e le altre esigenze distribuite, adoriamo gli scanner Kodak i40, che Gosch ha poi acquistato” osserva Brown. Rodgers è d'accordo con la scelta dell'hardware.

“Siamo stupiti dalla robustezza degli scanner i40” sostiene Rodgers. “Abbiamo elaborato con essi centinaia di migliaia di documenti in un tempo davvero ridotto. Direi almeno 1,4 milioni, e la velocità e la qualità d'immagine sono eccezionali”.

KODAK Capture Software si rivela inoltre ideale per la scansione distribuita. “Non tutti hanno competenze tecniche, per questo i pulsanti di grandi dimensioni sono un vantaggio notevole. È sufficiente inserire il documento, premere il pulsante verde, eseguire il controllo della qualità o l'indicizzazione, ed è fatta” afferma Hawley. ADocs ha un debole per i prodotti Kodak. “Abbiamo lavorato a stretto contatto con Kodak anni fa e siamo stati entrambi in un'agenzia di servizi” ricorda Brown. “Hanno sempre prodotto ottimi scanner, dotati di una durabilità eccellente. All'avvio di Adocs siamo subito entrati a far parte del Programma rivenditori Kodak autorizzati”. La sede principale di ADocs si trova a Valencia, proprio a nord di Los Angeles.

FileBound è stata la scelta giusta di Gosch per l'archiviazione e il recupero back-end dei documenti, poiché scalabile a qualunque limite di volume eventualmente raggiunto da Gosch. “Attualmente, circa 200 utenti utilizzano il sistema e siamo in grado di limitare l'accesso che i dipendenti hanno a dati e funzioni” sostiene Rodgers. “Il modo in cui ADocs ha personalizzato FileBound Software sulle nostre esigenze ha reso questa soluzione molto più flessibile di altri sistemi analizzati”.

Iniziare ora, quindi muoversi a ritroso
L'obiettivo iniziale di Gosch era la scansione dei documenti attuali da parte dei dipendenti esistenti. Ora Gosch assume operatori appositamente designati per la scansione dei vecchi documenti, persone con conoscenze basilari o studenti, i quali stanno effettuando per gradi la scansione di documenti molto vecchi in ordine cronologico inverso.

La soluzione ADocs è stata gradualmente estesa a tutte le concessionarie del gruppo. “Abbiamo una funzione di contabilità fornitori centralizzata” spiega Rodgers. “Ora disponiamo di un controllo efficiente e di un'elaborazione tempestiva per l'inoltro ad altri reparti. Si tratta di un'operazione cospicua e laboriosa e noi l'abbiamo resa più rapida ed efficiente, eliminando gli sforzi duplicati a livello di concessionaria”. Gosch ora effettua la scansione anche dei certificati di assicurazione, le copie di tutti i moduli di assicurazione, tutti gli appunti, gli accordi di leasing, le denunce dei redditi, le ricevute di pagamento delle tasse e altri dati di massima importanza.

Grazie alle funzionalità implementate da ADocs, Gosch sta utilizzando i codici a barre prestampati sui moduli di riparazione e genera codici a barre per determinarne le chiavi, come numero di magazzino e numero di documento. Queste chiavi vengono confrontate con una tabella di accesso per riempire gli indici utilizzati per la ricerca dei singoli documenti.

Cambiare attività e cultura
Il passaggio a questo sistema è stato una sfida. “Non stavamo solo modificando il nostro modo di lavorare: stavamo trasformando la cultura aziendale” afferma Rodgers. “Stavamo eliminando un pezzo di carta, e chiunque preferisce la sicurezza data dai pezzi di carta. Ma presto ci si è resi conto che era possibile accedere, consultare e creare rimandi a quei documenti molto più velocemente e, se necessario, anche stamparli. Si è passati in breve tempo dal timore all'accettazione, all'esserne infine accaniti sostenitori. Ora, quando qualcuno viene a visitarci, al personale piace mettere in mostra il nostro sistema”.

A livello pratico, il personale presso Gosch non deve più estrarre un dossier, sostituirlo e temere che non sia più nel giusto ordine. Sotto l'aspetto contabile, ora è possibile un accesso molto semplice e direttamente dalla propria scrivania a ricerche e risistemazioni. I documenti di compravendita vengono gestiti da un reparto di contabilità centralizzata, invece che dalle differenti concessionarie.

Risparmio ottimizzato di tempo e denaro
“Abbiamo raggiunto grandi vantaggi produttivi, ma i risparmi maggiori arriveranno tra un anno o due, quando avremo completato la scansione dell'enorme massa di vecchia documentazione” sostiene Rodgers. “I costi di archiviazione fuori sede sono elevati, e sono proprio questi che verranno eliminati. Per anni abbiamo inviato le relazioni di fine mese a un'agenzia di servizi affinché fossero masterizzati su disco. Ora scarichiamo un file di testo e lo inseriamo direttamente in FileBound. “Il denaro che non spendiamo più in servizi esterni ripaga di gran lunga l'ammortamento del sistema.

Su una scala che va da uno a dieci, direi che la nostra soddisfazione può essere valutata con un 9+.

Il progetto costituisce un'evoluzione e sta procedendo estremamente bene. Non avremmo mai potuto farlo senza ADocs. Sono stati molto comprensivi e innovativi nel modo in cui hanno saputo personalizzare FileBound e hanno saputo scegliere quelli che riteniamo gli scanner Kodak migliori per la nostra attività e per le concessionarie di automobili” conclude Rodgers.

Incoraggiati dal successo ottenuto con Gosch, ADocs ha intenzione di portare la propria soluzione per concessionarie alla fiera annuale della National Auto Dealers Association’s (NADA’s), per promuovere tale soluzione a livello nazionale. Integreranno inoltre tra le proprie opzioni la nuova KODAK Scan Station 100, poiché ritengono che la semplicità d'uso di questo prodotto lo renda perfetto per la scansione distribuita da parte di utenti non dotati di una preparazione tecnica.